Kun palveluntuottaja tekee tapahtumakirjauksia, ne päivittyvät palvelunjärjestäjälle näkyviin kirjauksen ajankohdasta seuraavassa tarkastusajossa. Tarkastusajot ovat seuraavina aikoina: 00:00, 06:00, 12:00 ja 18:00.
Tapahtumakirjausten muokkaaminen
Palveluntuottaja voi muokata "Kirjattu" tilassa olevia tapahtumia. Palveluntuottaja voi poistaa "Kirjattu", "Tarkastettavana" ja "Hyväksytty" -tiloissa olevia tapahtumia. Jos kirjauksessa ilmenee virhe ja tapahtuma on jo tilassa "Tilitetty" tai "Maksettu", tulee nämä tapahtumat hyvittää palvelunjärjestäjän toimesta. Alla on kuvattu roolit ja korjausmahdollisuudet tapahtumien eri vaiheissa. Tila Muokattavissa Poistettavissa (palveluntuottaja) Tehtävä hyvitys (palvelunjärjestäjä) Kirjattu ✔ ✔ Tarkastettavana ✔ Hyväksytty ✔ Palvelunjärjestäjän tilityspäivä (kuukauden 4. - 8. päivä) Tilitetty ✔ Maksettu ✔
(palveluntuottaja)
Hyvityksen teko
Asiakkaan tapahtumien tarkastelu onnistuu hakemalla asiakas nimen tai henkilötunnuksen perusteella ”Asiakkaat”-välilehdellä, jonka jälkeen siirrytään asiakkaan ”Tapahtumat”-välilehdelle. Välilehdellä voi hakea asiakkaan tapahtumia tietyllä ajanjaksolla tai rajattuna tiettyyn palveluun.
Haun jälkeen asiakkaan tapahtumat avautuvat lähempään tarkasteluun +-merkistä. Tapahtuman tarkemmista tiedoista löytyy myös ”Tee hyvitys”-linkki, jonka kautta voi hyvittää tietyn tapahtuman esimerkiksi virheellisen kirjauksen vuoksi. Hyvityksellä hyvitetään kyseinen tapahtuma kokonaan, eli tässä tapauksessa 3600€ ajalta 01.11.2015 - 30.11.2015. Hyvityksen voi tehdä “Tilitetty” tilallisiin tapahtumiin.
Hyvitykselle on annettava syykoodi sekä selite.
Lopuksi kun hyvityksen syykoodi ja selite on annettu, painetaan “tallenna”, jolloin tapahtumasta muodostuu hyvitysrivi.
Hyvityksen syyksi syötetty selite lähtee palveluntuottajalle sähköpostitse huomioilmoituksena. Otathan tämän huomioon hyvitystä tehdessä.
Kun hyvitys on tehty näkyy hyvityksien tilana “Odottaa hyvitystä”, joka tarkoittaa, että tapahtumalle on tehty hyvitys, mutta se odottaa seuraavaa kuukautta jolloin itse hyvitys tapahtuu. (kts. seuraava kappale)
Palveluntuottajan tulisi tehdä uusi tapahtumakirjaus, jossa korjataan aiemmin hyvitetty virheellinen tapahtumakirjaus. Esimerkiksi, jos yllä olevan tapahtumakirjauksen olisi ollut tarkoitus loppua 31.11.2015 eikä 30.11.2015, niin palveluntuottaja tekee uuden tapahtumakirjauksen ajalle 01.11.2015 - 31.11.2015.
Virheelliset laskutukseen ehtineet kirjaukset ja niiden hyvitykset
Virheelliset tapahtumakirjaukset jotka maksetaan palveluntuottajalle, hyvitetään seuraavan kuukauden laskutuksessa. Hyvitykset käsitellään seuraavanlaisesti: Huhtikuu Toukokuu Kesäkuu Kirjaus 1 20,00€ 20,00€ 20,00€ Kirjaus 2 20,00€ 20,00€ 20,00€ (virhe)kirjaus 3 20,00€ Hyvitys -20,00€ Maksetaan: 60,00€ 20,00€ 40,00€ HUOM! Palveluntuottajalla on velvollisuus ilmoittaa palvelunjärjestäjälle virheellisistä laskutukseen ehtineistä kirjauksista.