Tapahtumat palveluseteleille kirjataan asiakkaan ”Ostovoimat”-välilehdellä, tietyissä palveluissa ”Saldo-ostovoimat”-välilehdellä.
Tapahtumien kirjaaminen on mahdollista ostovoiman voimassaoloajalle, kuitenkin korkeintaan kuluvan kuukauden + 6 kuukautta taaksepäin kirjauspäivästä.
HUOM! Kaikki palvelutapahtumat on kirjattava viimeistään palvelunjärjestäjän määrittelemään tilityspäivään mennessä, jotta ne ehtivät kyseisen kuun maksatusajoon. Tilityspäivästä myöhästyneet tapahtumat eivät katoa, vaan siirtyvät seuraavaan tilitysajoon.
Jotta pystyisit tekemään palvelutapahtumien kirjauksia, tulee sinun aivan ensimmäiseksi hakea haluamasi asiakas.
Kun olet hakenut asiakkaan, voit siirtyä “Ostovoimat” -välilehdelle, jossa näet asiakkaalle luodut ostovoimat.
Ostovoiman tiedot
”Ostovoimat”-välilehdellä näkyvät kaikki asiakkaan voimassaolevat palvelusetelit. Seteleistä käyvät ilmi myöntämispäivämäärä, käytettävissä oleva palvelu, setelin käytössä olevat palvelusisällöt, voimassaolo ja setelin tila.
Setelin tila voi olla myönnetty, avoin tai suljettu:
Myönnetty – palveluseteli jota ei ole vielä käytetty
Avoin – seteliä on veloitettu jakson aikana
Suljettu – seteli on käytetty loppuun tai se on suljettu muusta syystä ja ei ole enää voimassa.
Palvelutapahtuman kirjaaminen
Setelille kirjataan uusi tapahtuma sopivan ostovoimasisällön kohdalta ”Kirjaa uusi” -linkin takaa. Palvelutapahtumaan täytetään sisältö, palvelun antava palveluntuottajaosa sekä palvelun alku- ja loppuaika.
Kirjauksen arvo lasketaan automaattisesti yksiköiden ja arvo/yksikkö –tiedon mukaan. Aikatyyppisissä yksiköissä (tunti) myös loppupäivämäärä ja loppukellonaika ovat pakollisia kenttiä.
Palvelutapahtumat kirjataan suoraan ”Kirjaa”-napin kautta. Keskeneräisenä tallennetut tapahtumat jäävät usein kirjaamatta ja eivät päädy laskutukseen.
(Kun tapahtumakirjauksia kirjataan, ne päivittyvät palvelunjärjestäjälle näkyviin kirjauksen ajankohdasta seuraavassa tarkastusajossa. Tarkastusajot ovat seuraavina aikoina: 00:00, 06:00, 12:00 ja 18:00.)
Tapahtumakirjausten muokkaaminen
Palveluntuottaja voi muokata "Kirjattu" tilassa olevia tapahtumia. Palveluntuottaja voi poistaa "Kirjattu", "Tarkastettavana" ja "Hyväksytty" -tiloissa olevia tapahtumia. Jos kirjauksessa ilmenee virhe ja tapahtuma on jo tilassa "Tilitetty" tai "Maksettu", tulee nämä tapahtumat hyvittää palvelunjärjestäjän toimesta. Alla on kuvattu roolit ja korjausmahdollisuudet tapahtumien eri vaiheissa. Tila Muokattavissa Poistettavissa (palveluntuottaja) Tehtävä hyvitys (palvelunjärjestäjä) Kirjattu ✔ ✔ Tarkastettavana ✔ Hyväksytty ✔ Palvelunjärjestäjän tilityspäivä (kuukauden 4. - 8. päivä) Tilitetty ✔ Maksettu ✔
(palveluntuottaja)
Tapahtumia voi muokata valitun asiakkaan “Tapahtumat” -välilehdeltä.
“Tapahtumat” -välilehdellä näet tehdyt palvelutapahtumat. Painamalla “Tarkastele tapahtumaa” -linkkiä pääset muokkaamaan tapahtumakirjausta (alla oleva kuva).
Tapahtumakirjaukset suljetulle ostovoimalle
Sulkeutuneelle ostovoimalle on mahdollista kirjata tapahtumia, kunhan palveluvaraus ostovoimaan on tehty. Jos palveluvaraus on jäänyt palveluntuottajalta tekemättä, ja ostovoima on jo ehtinyt sulkeutumaan, niin palvelunjärjestäjän on mahdollista tehdä palveluvaraus palveluntuottajan puolesta.
Tapahtumakirjauksia voi kirjata sulkeutuneelle ostovoimalle samoin kuin voimassa olevalle ostovoimalle, eli kuluvan kuukauden + 6 kuukautta taaksepäin kirjaamisajasta. Jos kyseessä on euromääräinen saldoseteli, ja setelin saldo on käytetty loppuun, ei sille enää voi tehdä kirjauksia. Muussa tapauksessa kirjaus onnistuu kuten voimassa olevallekin ostovoimalle.