Tapahtumat palveluseteleille kirjataan asiakkaan ”Ostovoimat”-välilehdellä, tietyissä palveluissa ”Saldo-ostovoimat”-välilehdellä.
Tapahtumien kirjaaminen on mahdollista ostovoiman voimassaoloajalle, kuitenkin korkeintaan kuluvan kuukauden + 60 vuorokautta taaksepäin.
HUOM! Kaikki palvelutapahtumat on kirjattava viimeistään palvelunjärjestäjän määrittelemään tilityspäivään mennessä, jotta ne ehtivät kyseisen kuun maksatusajoon. Tilityspäivästä myöhästyneet tapahtumat eivät katoa, vaan siirtyvät seuraavaan tilitysajoon.
Jotta pystyisit tekemään palvelutapahtumien kirjauksia, tulee sinun aivan ensimmäiseksi hakea haluamasi asiakas.
Kun olet hakenut asiakkaan, voit siirtyä “Ostovoimat” -välilehdelle, jossa näet asiakkaalle luodut ostovoimat.
Ostovoiman tiedot
”Ostovoimat”-välilehdellä näkyvät kaikki asiakkaan voimassaolevat palvelusetelit. Seteleistä käyvät ilmi myöntämispäivämäärä, käytettävissä oleva palvelu, setelin käytössä olevat palvelusisällöt, voimassaolo ja setelin tila.
Setelin tila voi olla myönnetty, avoin tai suljettu:
Myönnetty – palveluseteli jota ei ole vielä käytetty
Avoin – seteliä on veloitettu jakson aikana
Suljettu – seteli on käytetty loppuun tai se on suljettu muusta syystä ja ei ole enää voimassa.
Palvelutapahtuman kirjaaminen
Setelille kirjataan uusi tapahtuma sopivan ostovoimasisällön kohdalta ”Kirjaa uusi” -linkin takaa. Palvelutapahtumaan täytetään sisältö, palvelun antava palveluntuottajaosa sekä palvelun alku- ja loppuaika.
Kirjauksen arvo lasketaan automaattisesti yksiköiden ja arvo/yksikkö –tiedon mukaan. Aikatyyppisissä yksiköissä (tunti) myös loppupäivämäärä ja loppukellonaika ovat pakollisia kenttiä.
Palvelutapahtumat kirjataan suoraan ”Kirjaa”-napin kautta. Keskeneräisenä tallennetut tapahtumat jäävät usein kirjaamatta ja eivät päädy laskutukseen.
(Kun tapahtumakirjauksia kirjataan, ne päivittyvät palvelunjärjestäjälle näkyviin kirjauksen ajankohdasta seuraavassa tarkastusajossa. Tarkastusajot ovat seuraavina aikoina: 00:00, 06:00, 12:00 ja 18:00.)
Tapahtumakirjausten muokkaaminen
”Hyväksytty”-tilassa olevia tapahtumia voidaan muokata vielä palveluntuottajan toimesta. Tilitetty ja maksettu-tilaiset tapahtumat täytyy hyvittää. Alla olevassa taulukossa kerrotaan, mitä voi tehdä eri tilaisille palvelutapahtumalle.
Muokattavissa | Poistettavissa (palveluntuottaja) | Tehtävä hyvitys (palvelunjärjestäjä) | |
|---|---|---|---|
Kirjattu |
|
| |
Tarkastettavana |
|
| |
Hyväksytty |
|
| |
Tilitetty |
|
| |
Maksettu |
|
Tapahtumia voi muokata valitun asiakkaan “Tapahtumat” -välilehdeltä.
“Tapahtumat” -välilehdellä näet tehdyt palvelutapahtumat. Painamalla “Tarkastele tapahtumaa” -linkkiä pääset muokkaamaan tapahtumakirjausta (alla oleva kuva).
Tapahtumakirjaukset suljetulle setelille
Sulkeutuneelle setelille on mahdollista kirjata tapahtumia, kunhan palveluvaraus on tehty. Jos palveluvarausta ei ole tehty, niin tällöin, ostovoiman sulkeuduttua ennen kuin palveluntuottaja on ehtinyt tehdä palveluvarauksen, palvelunjärjestäjän on mahdollista tehdä palveluvaraus palveluntuottajan puolesta.
Tapahtumakirjauksia voi tehdä sulkeutuneelle setelille 30 päivää takautuvasti sulkeutumispäivästä. Jos seteli on käytetty loppuun ja kyseessä on euromääräinen saldoseteli, ei sille enää voi tehdä kirjauksia. Muussa tapauksessa kirjauksen pitäisi onnistua, kun palveluntuottaja hakee ensin asiakkaan tiedot ja ostovoimat/ saldo-ostovoimat