Palveluntuottajahakemusten käsittely
Hakemusten tarkastus- ja hyväksyntäprosessi
Kaikki tarkastusta ja/tai hyväksyntää odottavat hakemukset löytyvät ”Hyväksynnät”-välilehdellä. Tämä välilehti listaa omalle palvelutiimillesi tulleet hakemukset.
Hakemuksen tiedoissa näkyy:
yrityksen nimi
onko hakemus tarkastus- vai hyväksyntävaiheessa
onko kyseessä osto- tai setelipalvelu
mikä palvelu on kyseessä
hakemuksen saapumisaika
hakemuksen tyyppi (uusi hakemus, uusi tuottajanosa tai hinnasto voimassa olevaan sopimukseen)
Hakemuksen käsittely on aina kaksivaiheinen:
Ensin hakemus tulee tarkastettavaksi, jonka jälkeen se täytyy vielä hyväksyä.
Hakemuksen tarkastaja eli Palvelun valmistelija ja Hyväksyjä voivat olla sama tai eri henkilö.
Hakemuksen tarkastus
Hakemuksen tarkastusvaiheessa voit:
Siirtää hakemuksen hyväksyttäväksi.
Palauttaa hakemuksen kokonaan täydennettäväksi.
Palauttaa hakemuksen osioittain täydennettäväksi. Jokaisen osan kohdalta on mahdollista valita ”Vaatii lisätietoja”.
Hakemuksen palauttaminen täydennettäväksi
Palvelussa ei-vaaditut tuottajanosat tulee palauttaa palveluntuottajalle selitteen kanssa poistettaviksi. Esimerkiksi useissa palveluissa työntekijöitä ei tarvita.
Voit palauttaa hakemuksen kokonaisuudessaan valitsemalla alhaalta löytyvän ”Valitse kaikki” -kohdan alta ”Vaatii lisätietoja”.
Palautettaessa hakemusta on suositeltavaa kirjoittaa palautukselle myös selite lisätietopyyntöön, jotta palveluntuottaja saa tiedon miksi hakemus tai sen osa palautetaan.
Huom. Palveluntuottaja ei voi päivittää jo lähetettyjä liitteitä hyväksymisprosessin aikana, mutta hän voi lisätä puuttuvia liitteitä.
Jos jo lähetettyihin liitteisiin vaaditaan päivitystä, täytyy hakemus palauttaa palveluntuottajalle muokattavaksi.
Hakemuksen siirtäminen hyväksyttäväksi
Tarkista, että hyväksyttävässä hakemuksessa on ainakin:
yrityksen tiedot, yhteystiedot ja tarvittavat liitteet
laskutustiedot
vähintään yksi toimipaikka ja sen hinnasto
Jos toimipaikkoja on useita, varmista, että kullakin on oma hinnastonsa.
Yrityksen tiedot sisältävät:
yhteyshenkilön
laskutustiedot
yritystason liitteet
Toimipaikan tiedot sisältävät:
toimipaikan yhteystiedot (voivat olla samat kuin yrityksen tiedot)
yhteyshenkilön
toimipaikkakohtaiset liitteet
Hinnastot
Hinnastojen alta löytyvät toimipaikkakohtaiset hinnastot.
Kun hakemus on kunnossa, valitse ”Siirrä hyväksyttäväksi” ja lopuksi ”Tallenna”.
Hakemuksen senhetkiset liitteet ja hakemuksen tilan voi tallentaa ainoastaan siirtämishetkellä.
Zip-tiedoston nimeen muodostuu yrityksen y-tunnus, palvelun nimi sekä hyväksyttäväksi siirtämispäivä.
Huom! Tämä on ainoa hetki, jolloin tiedoston voi tallentaa, joten sen talteen ottaminen on erittäin suositeltavaa!
Hakemuksen hyväksyminen tai hylkääminen
Hyväksyntäprosessi noudattaa tarkastusvaiheen kaavaa. Voit hyväksyä tai hylätä hakemuksen osittain tai kokonaisuudessaan.
Hyväksyessäsi hakemuksen kokonaisuudessaan:
Valitse alhaalta ”Valitse kaikki” -kohdan alta ”Hyväksytty”.
Täydennä ”Sopimuksen voimassaoloaika” ja valitse, onko sopimus toistaiseksi vai määräajalle voimassa.
On suositeltavaa hyväksyä sopimukset toistaiseksi voimassa oleviksi.
Hyväksynnälle voi lisätä asianumeron.
Kun hakemuksen osat on tarkastettu ja hyväksytään, paina ”Tallenna”.
Huom! Hylkäystoimintoa tulisi käyttää ainoastaan poikkeustapauksissa. Esimerkiksi jos palveluntuottaja toistuvasti hakeutuu palveluun, johon hänellä ei ole eikä tule olemaan tarvittavia valmiuksia.