Sisällysluettelo |
|---|
Hakemusten tarkastaminen ja hyväksyminen tapahtuu ”hyväksynnät”-välilehdellä. Tähän näkymään tulevat oman palvelutiimin mukaiset hakemukset hyväksyttäväksi.
Hakemuksen tiedoissa näkyy yrityksen nimen lisäksi
onko hakemus tarkastettavana vai hyväksyttävänä
onko kyseessä osto- vai setelipalvelu
mikä palvelu on kyseessä
milloin hakemus on saapunut
ja onko kyseessä uusi hakemus, vai uusi tuottajanosa tai hinnasto voimassa olevaan sopimukseen.
Hakemuksen käsittely on aina kaksivaiheinen, ensin hakemus tulee tarkastettavaksi, jonka jälkeen se täytyy vielä hyväksyä.
Hakemuksen tarkastus
Hakemuksen voi tarkastusvaiheessa joko siirtää hyväksyttäväksi, tai palauttaa täydennettäväksi joko kokonaan, tai jokaisen osan erikseen. Jokaisen tuottajanosan kohdalta voi valita erikseen ”Vaatii lisätietoja”.
Hakemuksen palauttaminen täydennettäväksi
Ylimääräiset palvelussa ei-vaaditut tuottajanosat tulee palauttaa palveluntuottajalle selitteen kanssa poistettaviksi. Esimerkiksi yksiköitä, toiminta-alueita ja työntekijöitä ei useissa palveluissa käytetä.
Hakemuksen voi myös palauttaa kokonaisuudessaan valitsemalla alhaalta löytyvän ”Valitse kaikki” -kohdan alta ”Vaatii lisätietoja”. Palautustavasta riippumatta on hyvin suositeltavaa kirjoittaa aina hakemuksen palautukselle myös lisätietopyyntö, jotta palveluntuottaja saa tiedon miksi hakemus tai sen osa palautetaan. Lisätietona täytetty selite lähtee palveluntuottajalle myös sähköpostitse.
Huom! Palveluntuottaja ei voi päivittää liitteitä hyväksymisprosessin aikana, mutta hän voi lisätä puuttuvat liitteet. Jos jo liitettyihin liitteisiin vaaditaan päivitystä, täytyy hakemus palauttaa palveluntuottajalle muokattavaksi.
Hakemuksen siirtäminen hyväksyttäväksi
Hyväksyttävä hakemus pitää sisällään vähintään yrityksen tiedot, laskutustiedot, yhden toimipaikan sekä yhden hinnaston. Jos toimipaikkoja on useampia, täytyy jokaiselle toimipaikalle olla myös toimipaikkakohtainen hinnasto.
Yrityksen tiedot – sisältää yhteyshenkilön, laskutustiedot sekä yritystason liitteet
2. Toimipaikan tiedot – sisältää toimipaikan yhteystiedot (voivat olla samat kuin yrityksen tiedot), yhteyshenkilön sekä toimipaikkakohtaiset liitteet. Voi olla vaihtoehtoisesti esim. yksikkö tai työntekijä, riippuen palvelun luonteesta.
3. Hinnastot – hinnastojen alta löytyvät toimipaikkakohtaiset hinnastot.
Huom! Koskaan ei saa hyväksyä sekä yritystasoista että toimipaikkakohtaista hinnastoa päällekkäin.
Kunnossa olevan hakemuksen voi siirtää hyväksyttäväksi alareunasta löytyvällä valinnalla, valitsemalla kaikki osat, ”siirrä hyväksyttäväksi” ja lopuksi ”tallenna”.
Hakemuksen hyväksyttäväksi siirtämisen jälkeen on mahdollista tallentaa kaikki hakemuksen sen hetkiset liitteet, ja hakemuksen tilan zip-tiedostona. Tiedoston nimeen muodostuu yrityksen y-tunnus, palvelun nimi sekä hyväksyttäväksi siirtämispäivä.
Huom! Tämä on ainoa hetki, jolloin tiedoston voi tallentaa, joten sen talteen ottaminen on erittäin suositeltavaa!
Hakemuksen hyväksyminen (tai hylkääminen)
Hyväksyttäväksi siirretyn hakemuksen hyväksyminen noudattaa täsmälleen samaa kaavaa kuin tarkastaminen. Hakemuksen osat voidaan hyväksyä tai hylätä osakohtaisesti tai kokonaisuudessaan.
Hyväksyttäessä koko hakemus valitaan alhaalta ”valitse kaikki” -kohdan alta ”Hyväksytty”. Ennen tallentamista valitaan vielä ”sopimuksen voimassaoloaika” sekä onko sopimus voimassa toistaiseksi vai määräajalle. Suositeltavaa on hyväksyä sopimukset toistaiseksi voimassaolevina, ja päättää sopimus tarvittaessa esim. määräajan jälkeen. Lisäksi hyväksynnälle voi lisätä asianumeron.
Hakemusten tai hakemuksen osien hylkäämistä tulee välttää, ja käyttää vain erittäin äärimmäisissä tapauksissa, esimerkiksi jos palveluntuottaja toistuvasti hakeutuu palveluun, johon hänellä ei ole eikä tule olemaan tarvittavia valmiuksia.
Kun hakemuksen osat on tarkastettu ja hyväksytään, voidaan lopuksi painaa ”Tallenna”.
